مدت زمان تخمینی مطالعه: 11 minutes
جلسه‌ها از دیرباز به عنوان ابزاری برای هماهنگی نیروی انسانی مسئول در یک فعالیت خاص استفاده میشدند به طوری که عدم وجود آنها باعث برهم خوردن چهارچوب و روند فعالیت یک پروژه یا شرکت میشد. در دهه‌های اخیر اما جلسه‌ها ماهیتی تازه پیدا کردند به طوری که صرفاً فقط جهت هماهنگی اعضاء و یا پرسنل استفاده نشده و استفاده‌های فراتری از آنها میشود.
به گزارش Harvard Business گفته شده 71درصد جلسات سازمانی بی حاصل هستن! که این درصد بالا نشانه‌ی خوبی بنظر نمیرسد، چرا که برگزاری آنها بر این اساس مشخص شده‌است که باعث بهبود شرایط سازمانی شود. خب حالا باید چیکار کرد؟
فهرست مطالب
دسته بندی جلسه‌های سازمانی
به صورت کلی به دو گروه جلسات درون سازمانی و جلسات برون سازمانی تقسیم بندی میشوند.
جلسات برون سازمانی
در جلسات برون سازمانی مسئولین و ذینفعان سازمان و یا شرکت، برای پیشبرد اهداف کلی کار خود و زنده نگه داشتن جریان اقتصادی و نبض کسب و کار از آنها استفاده میکنند. با این کار عوامل و یا سازمان‌های بیرونی تاثیرگذار بر روی روند فعالیت خود را طوری با مسیر کسب و کار خود هماهنگ کرده که حداقل آسیب را از آنها و فعالیت‌هایشان ببینند.
عموما این جلسات با دستگاه‌های مربوطه‌ی دولتی و یا خصوصی هستند که به نحوی حیطه‌ی کاری شما و یا نظارت آن بر عهده‌ی این دستگاه‌ها میباشد. این در حالی است که در صورت عدم هماهنگی با این ارگان‌ها ، کسب و کار شما دچار لطمه‌های شدیدی چه از نظر اداری و چه از نظر اقتصادی خواهد شد.
در بسیاری از مواقع نیز این جلسات صرفاً به جهات اقتصادی شکل میگیرند که میتوان به عنوان جلسات تامین بودجه از آنها یاد کرد. در این جلسات کارفرماها و مسئولین شرکت با افراد و یا شرکت‌هایی که مسئولیت اسپانسرینگ و یا تامین بودجه سازمان را دارند، پای یک میز نشسته و درباره‌ی مسائل گوناگونی که جریان اقتصادی شرکت را برپا میدارند صحبت میکنند.
جلسات درون سازمانی
جلسات درون سازمانی یکی از مهمترین ارکان هر پروژه یا کسب و کار میباشد. یک تیم فوتبال حتی اگر بهترین ستاره‌ها و مربی را داشته باشد، در صورتی که نظم و هماهنگی بین اعضاء آن بوجود نیاید، قطعا موفق نخواهد شد چرا که هر عضو باید به صورت هماهنگ و به درستی کار خود را انجام بدهد.
با در نظر گرفتن این تشبیه متوجه می‌شویم که این جلسات تا چه حد برای موفقیت و پیشبرد کسب و کارها موثر هستند.
در قدیم مفهوم جلسه در واقع حضور یک نفر به عنوان تنها گوینده و بقیه بصورت صرفاً شنونده بوده اما این دیدگاه به سرعت تغییر کرده و ما شاهد همکاری و اظهار نظر تمامی اعضا در حین آن هستیم. این کار به نوعی باعث پویایی و انعطاف پذیری کسب و کارها و فعالیت‌ها میشود.
به همین دلیل ما (تیم فاین کد) انواع این جلسات را برای شما دسته بندی کرده و یک به یک تشریح خواهیم نمود تا درک دقیقی از موارد استفاده و فوایدشان را بدست آورده و از آنها در بهینه‌ترین حالت استفاده کنید.
انواع جلسات درون سازمانی:
جلسات شرح وظایف / اسکرام
عموماً اول هفته به منظور هماهنگی برنامه‌ی کاری اعضای تیم در هفته‌ی پیش رو تشکیل میشود؛ اعضاء به بیان فعالیت‌های انجام داده‌ی خود در هفته‌ی قبلی پرداخته و با هم برنامه‌ی هفته بعدی را هماهنگ و برنامه ریزی میکنند.
به این ترتیب معمولا از افراد پس از ارزشیابی هفته‌ی گذشته آنها، تشویق یا انتقاد صورت میگیرد؛ این موضوع ازین رو اهمیت دارد که کارفرما و همچنین دیگر اعضای سازمان میتوانند به صورت دقیق و هفتگی، سیر پیشرفت کارها را مورد تحلیل قرار داده و از آن به عنوان ابزاری برای بررسی وضعیت کارکنان و همینطور پیشبرد اهداف طولانی مدت شرکت استفاده کنند.
جلسات فصلی
در اکثر موارد برای مقایسه وضعیت فعالیت‌های شرکت و همگام سازی آن با برنامه‌ی طولانی مدت شرکت صورت میگیرد.؛ در فاصله‌های طولانی‌تری نسبت به جلسات اسکرام تشکیل میشوند (عموما به صورت ماهانه، 3 ماهه و یا 6 ماهه)، تمام پیشرفت‌ها و فعالیت‌ها ثبت و بایگانی شده و به عنوان مبنا برای پیشبرد فعالیت‌ها برای رسیدن به اهداف طولانی شرکت استفاده میشوند.
در آنها کارفرمای شرکت با استفاده از موارد بدست آمده در اسکرام هفتگی، تحلیل نقاط ضعف و قوت کارمندان و دیگر داده‌ها ، به شرح مسئولیت‌های هر عضو در فصل پیش رو پرداخته و از هماهنگی برنامه‌های آینده با اهداف طولانی مدت شرکت اطمینان حاصل میکند.
جلسات تصمیم گیری
زمان بندی خاصی ندارند و ممکن است حتی به صورت روزانه و گاهی چندین بار در روز برگزار شوند؛ مسائل درون سازمانی و برون سازمانی را با هم پوشش داده و در آن تصمیمات محوری‌ای که به تنهایی توسط کارفرما قابل اتخاذ نیستند به بحث گذاشته میشود. همگی اعضا حق نظر دادن را خواهند داشت و در برخی موارد برای رسیدن به نتیجه ، تصمیمات به رأی گذاشته میشوند. حتی به علت اهمیت موضوعات مورد بحث، پیشنهاد میشود در هر جلسه صورت وضعیت تنظیم شده و تمامی تصمیمات به صورت مکتوب و با امضای تمامی اعضای حاضر به ثبت برسد.
از مزایای آن افزایش اعتماد بین اعضای تیم و سازمان مورد نظر است به دلیل شکل گیری تصمیمات راهبردی و آگاهانه بر اساس دانش و درک حاصل از کل افراد حاضر و نه فردی، که نشانه‌ی ارزش گذاری بوده و سبب ایجاد حس تعلق و مسئولیت نیز میشود.
جلسات اضطراری
همانند جلسات تصمیم گیری، زمانبندی خاصی ندارند، اما تفاوت آن در بی مقدمه بودن و مسائل مطرح شده در آن میباشد؛ عموماً در مواقع حساس مثل حوادث ، اعتصاب پرسنل، و اتفاقاتی که چرخه‌ی کاری سازمان را در خطر قرارداده تشکیل میشود.
هدف بدست آوردن بهترین راه حل در کمترین زمان ممکن برای مسائل پیش آمده میباشد.
یک توصیه مهم این است که فقط به اعضای تیمی که به مشکل خورده‌اند اجازه بدهید که این نوع از جلسات را برگزار کنند، تا از ورودی های غیر ضروری و انرژی‌بر اجتناب گردد.
جلسات حل مسئله
عموماً توسط اعضای فنی و سطح بالای سازمان‌ها برگزار میشود (حول محورچالش‌های احتمالی که در حیطه فنی و یا سیستم مدیریتی بوجود میاید). هدف ارائه‌ی بهترین راهکارها برای مشکلات و موانع فنی موجود در پروسه‌ی کاری شرکت میباشد؛ تمامی اعضای آن با راهکارهای خود به یک اندازه در پیشبرد جلسه سهیم هستند.
از اهداف اصلی آن، جلوگیری از برخورد با مشکلات مشابه است.
جلسات آموزشی
برای افزایش سطح آگاهی کارکنان و کارمندان مجموعه استفاده میشود که از نظر موضوعی دارای عمومیت میباشد. هر مسئله اعم از اجتماعی و فرهنگی و یا کاری میتواند موضوع باشد؛ عموما بصورت ماهانه برگزار شده و در آنها از یک کارشناس خبره برای ارائه‌ی مطالب استفاده میشود.
از مثال‌های این آموزش‌ها: آموزش‌های مربوط به بازارهای مالی، مسائل مدیریتی، آگاهی رسانی درباره‌ی محیط زیست، منابع انسانی و… .
جلسات توجیهی
عموماً از آن دسته است که کارفرما یا مسئولان مربوطه با اعضای تیم تشکیل داده تا آخرین آپدیت‌ها و برنامه‌های پیش آمده را به اطلاع اعضای تیم برسانند. این جلسات ممکن است در راستای اطلاع از تغییرات ساختاری سازمان و یا تغییر برنامه‌های فصلی و هفتگی برگزار شوند.
از مزیت این جلسه میشود به تعامل مستقیم رهبران با کارکنان، که کمک می کند فرهنگ، ارزش، چشم انداز و سیاست‌های اصلی سازمان را درک کنند، اشاره کرد.
جلسات هم افزایی
هم افزایی تقریبا مدل جدیدیست که اخیراً مورد توجه زیادی قرار گرفته که مبتنی بر آموزش تمامی اعضای تیم هستند. در طی آن تمام افراد تیم در مدتی حدود 5 تا 10 دقیقه، درباره‌ی سرفصلی از حیطه‌ی کاری خود برای بقیه‌ی اعضا صحبت میکنند.
پس میتوان گفت یکی از بهترین ابزارها برای بالا بردن سطح علمی کارمندان و کارکنان شرکت میباشد که با توجه به آمار، این جلسات در میان مدت و بلند مدت تاثیرات زیادی در بازدهی و سودآوری شرکت‌ها داشته است. با توجه به مشکلات و مشغله‌های زندگی شهری و فشار کاری شرکت‌های بزرگ، آموزش در زندگی خیلی از کارمندان و اعضای شرکت‌ها حذف شده‌است که جلسات هم افزایی راهکار خوبی برای جبران این خلاء میباشد.
جلسات هم افزایی را عموما هفته یک یا دوبار بعد از تایم کاری در حدود 30 تا 90 دقیقه برگزار میکنند که با توجه به استراتژی شرکت ها ممکن است حضور در آنها اختیاری و یا اجباری باشد.
در نهایت، خصوصا برای درک روند و شرح وظایف هر موقعیت شغلی افراد شرکت، بسیار کارامد خواهد بود.
جلسات طوفان فکری
از مهمترین جلساتی است که جدیداً در شرکت‌های بزرگ و موفق برگزار شده و اتفاقاً بازدهی بسیار خوبی هم داشته‌اند. عموماً آن را در ساعات کاری و آخر هفته‌ها برگزار میکنند. هرچند رسمی نیستند، اما از نظر محتوای تولیدی و بازخورد، شاید بتوان گفت که از خیلی از انواع دیگر جلسات سرتر هستند.
نحوه‌ی برگزاری آن به اینصورت است که ابتدا یک یا چند موضوع برای بحث و ایده‌پردازی به کارکنان و کارمندان گفته میشود و تمامی اعضا ایده‌ها، راهکارها و نظرات خود را حتی به فان و شوخی بیان میکنند.
همه چیز آزاد است! قانون و محدودیتی وجود ندارد…
شاید باور نکنید اما در پس همین گپ و گفت‌ها و ایده‌های سطحی، راهکارها و ایده‌های بزرگ و بکری پنهان شده‌اند که با چکش‌کاری و پرداختن به آن میتوان بهترین استفاده را برد. پس به یاد داشته باشید که قلم به دست باشید و همه چیز را ثبت کنید تا هیچ چیزی از دستتان نرود. حتی یک جمله میتواند تفاوت‌های بزرگی را رغم بزند.
اعضای شرکت‌کننده میتوانند از همه سطوح یک شرکت باشند و در آن همه برابرند.
برگزاری مرتب طوفان فکری جدا از مباحث فنی و کاری به افزایش روحیه‌ی تمامی کارمندان کمک کرده و باعث بازدهی بهتر آنها در همه‌ی سطوح میشود.
جلسات یک به یک
اگر یک سازمان را اداره می‌کنید، می‌دانید که چقدر این موضوع حائز اهمیت است که از حال روحی کارکنان خود آگاه باشید و از احساس انها درباره فرهنگ وسیاست‌های شرکت و یا سازمانی که آن را اداره می‌کنید اطلاع داشته باشید. با بررسی شرایط کلی محیطی میشود برای بهبود فضای اداری و کاری کارمندان در راستای بهره‌وری مفید استفاده کرد.
سعی کنید به طور منظم با کارمندان خود صحبت کنید تا دیدگاه روشنی در مورد رضایت کارکنان داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که نسبت به آنها همدلی بیشتری داشته باشید و فعالانه در کل فرآیند، به آنها گوش دهید.
یکی از بهترین راهکارها، برگزاری جلسات انفرادی با کارمندان هستش که به شما کمک میکند تا به یک درک کلی جهت بهبود شرایط برسید. باید به این نکته توجه داشت که در هر سازمان یا ارگانی که متشکل از از نیروی انسانی هست، اگر کارمندان شما با حال خوب و با آرامش‌خاطر نباشند، رویای شما برای اداره یک محل کار موفق، همیشه دور از ذهن باقی خواهد ماند.
نتیجه
در مجموع میتوان گفت جلسات سازمانی جزء جدایی ناپذیری از کسب و کار شما میباشند. چه یک کارمند داشته باشید و چه چند صد کارمند، به هرحال باعث افزایش بازدهی کلی کسب و کار شما میشود.
ترکیبی از جلسات فردی و گروهی، شوخ و جدی، تک سخنران یا مهمان یا دسته‌جمعی، افزایش دانش تخصصی و دانش غیر کاری، مسائل و اهداف در آینده و مشکلات حال حاضر، همه و همه برای ایجاد تیم با انگیزه و سودمند ضروریست؛ و فراموش نکنید کلید اصلی موفقیت یک سازمان، تیم آن است.
نیازی نیست که حتما از تمامی موارد بالا استفاده کنید، اما استمرار و برنامه ریزی را فراموش نکنید. قطعا افزایش همکاری و تبادل نظر سایر کارمندان و بخش‌های مختلف شرکت شما باعث بالا رفتن سطح کیفی و بازدهی کاری شما خواهد شد.
پرسود و موفق باشید.
میخوای کسب و کار خودتو شروع کنی؟
نمیدونی از کجا شروع کنی؟ فقط به کلیک تا بهت جواب بدیم
مشاوره رایگان